Voici un scénario classique.

Dans une entreprise, une personne découvre Excel. Curieuse, elle approfondit le sujet et est bientôt saisie de vertige devant les immenses possibilités de cet excellent tableur. Bientôt, elle y passe le plus clair de son temps et les tableaux qu’elle produit améliorent grandement les processus de gestion de l’entreprise. Petit à petit, la majorité des données de l’entreprise se retrouvent gérées, d’une manière ou d’une autre, par Excel.

Cette histoire se termine toujours mal, et aboutit inévitablement à une usine à gaz informatique totalement ingérable. En effet, un tableur permet de gérer des données tant qu’on se limite à une simple liste de données concernant un seul sujet. Dès qu’il faut gérer les données de plusieurs types différents, un tableur, ne possédant pas de vrai mécanisme de lien entre les tables, montre ses limites.

Imaginons que notre but est de gérer des livres. Les colonnes de notre feuille Excel seraient alors probablement : titre, auteur, année de parution, éditeur, prix, etc. Un écrivain étant en général l’auteur de plusieurs livres, nous nous exposons au risque de ne pas orthographier son nom de la même manière pour chaque livre. Si nous supposions à présent que nous voulions disposer, pour chaque livre, non seulement du nom de l’auteur, mais également de sa date et de son lieu de naissance, deux problèmes majeurs apparaîssent :

1. Nous multiplions le volume de données, car les informations liées aux auteurs sont, pour chaque auteur, multipliées par le nombre de livres qu’il a écrit.
2. Nous courons le risque que les informations concernant un même écrivain soient différentes d’un livre à l’autre, à cause du risque d’erreurs de saisie qu’il est impossible d’écarter complètement.

La seule solution consiste à gérer les données liées aux livres et les données liées aux écrivains dans deux tables séparées, mais reliées entre elles avec un lien correspondant au type de relation, ce qui revient à mettre en place un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR).